Las solicitudes serán realizadas mediante un formulario online, el cual estará disponible en la página Web de la OPCC y en los canales de difusión propios de la Oficina y las instituciones asociadas (observatorios y FCC). La institución deberá completar sus datos de contacto, describir el problema actual, definir su tipo de solicitud y descripción. Además podrá adjuntar otros antecedentes según estime necesario.

El solicitante recibirá una confirmación al correo electrónico entregado en el formulario. Se recomienda revisar que los datos de contacto entregados estén actualizados, pues será el medio de comunicación entre el solicitante y el equipo de la OPCC.

La OPCC se reserva el derecho a rechazar solicitudes que no se ajusten al alcance definido para las asistencias técnicas, tal como solicitudes de comunas que no se encuentren en áreas astronómicas, solicitudes que no sean realizadas a través del canal oficial establecido o lineamientos de diseño eléctrico y/o lumínico que no sean viables dentro de la normativa de aplicación vigente. Aunque no existe un límite definido para el número de solicitudes que pueda realizar cada institución, la OPCC puede priorizar algunas solicitudes según criterios de representatividad territorial o alineamiento con sus objetivos.

Para la recepción se genera una confirmación automática, la cual se envía al correo electrónico entregado en el formulario.

El equipo técnico podrá realizar requerimientos de aclaración a la solicitud recibida y podrá solicitar nuevamente los documentos entregados inicialmente mediante el formulario, ya sea por problemas de formato o por ser entregados de manera errónea. Las aclaraciones requeridas serán notificadas al correo electrónico indicado por el solicitante. En casos puntuales se podrá realizar una visita a terreno, ya sea para complementar o confirmar la información entregada según sea la naturaleza de la solicitud. Cabe mencionar que las respuestas a las aclaraciones y la información recopilada en terreno no implican responder el formulario nuevamente.

Para la revisión y verificación de la solicitud y los documentos adjuntos, se considerará un plazo máximo de 5 días hábiles en los que se notificará al solicitante la necesidad de aclaración o ingreso de nuevos antecedentes o de los siguientes pasos del proceso.

Cada requerimiento adicional al solicitante deberá ser respondido por este en un plazo máximo de 5 días hábiles, considerando desde que el requerimiento fue solicitado por el equipo de la OPCC.

Las dudas presentadas por el solicitante tendrán un plazo máximo de 3 días hábiles por parte de la OPCC para ser respondidas desde que fueron recibidas por el equipo.

Recibida y verificada la totalidad de la información, se procederá con la elaboración de la propuesta. El equipo de la OPCC enviará al solicitante una propuesta preliminar vía correo electrónico. Se podrá sostener una reunión presencial o virtual según sea el caso para exponer la propuesta técnica desarrollada y recibir retroalimentación. La OPCC por su parte incorporará los comentarios y observaciones realizadas por el solicitante y desarrollará una nueva versión de la propuesta.

Los plazos para la evaluación y entrega de la primera versión de la propuesta como de la propuesta final, serán acordados en conjunto entre el solicitante y la OPCC, de acuerdo a la naturaleza y magnitud de la solicitud de asistencia técnica.

En caso de extender algún plazo acordado, se indicará mediante correo electrónico tanto el tiempo requerido y el motivo asociado a la extensión. De igual manera en caso de que el solicitante requiera mayor tiempo para enviar la información o agendar la reunión podrá comunicarse con el equipo de la OPCC para aumentar el plazo. Esta solicitud debe estar dentro del plazo de respuesta y ser enviada por los medios de comunicación formales.

Si no hay respuesta durante el periodo establecido para recibir aclaraciones, ni solicitud de extensión de plazo o para agendar posibles reuniones; la asistencia técnica no continuará y el solicitante será notificado vía correo electrónico.

Según el tipo de solicitud recibida el equipo de la OPCC realizará el seguimiento correspondiente para verificar la integración de la propuesta desarrollada y trabajada en conjunto con el solicitante. Además podrá realizar visitas técnicas para verificar que la implementación se realice de manera correcta y según las especificaciones técnicas establecidas en la normativa lumínica.

Por su parte, el solicitante deberá enviar la documentación acordada que permita verificar la incorporación e implementación de la propuesta desarrollada por la OPCC.